Ja, een RI&E is verplicht voor alle bedrijven met personeel in dienst. Een ZZP’ er is hiervan uitgesloten. Dit houdt dus in dat wanneer je maar één werknemer op de loonlijst hebt je al een RI&E moet hebben.
Hiervoor geldt wel dat je voor 40 uur arbeid hebt ondergebracht bij één of meerdere werknemers. Dat kan één werknemer zijn die 40 uur per week werkt maar dat kunnen ook twee werknemers zijn die ieder 20 uur werken.
Arbeidsomstandighedenwet
De RI&E verplichting komt voort uit de arbeidsomstandighedenwet, ook wel Arbowet genoemd. Voor veel bedrijven onbekend maar de verplichting geldt al sinds 1 januari 1994. Het opstellen van de RI&E is opgenomen in artikel 5 van de arbowet.
RI&E Plan van Aanpak
Het Plan van Aanpak is een verplicht onderdeel van de RI&E. Hierin worden de geïnventariseerde knelpunten opgenomen en de mogelijke beheersmaatregelen om te komen tot een beheerste situatie.
Bijvoorbeeld: Tijdens de inventarisatie wordt geconstateerd dat nooduitgangen niet duidelijk aangegeven en vrij toegankelijk zijn. In de wet is opgenomen dat
“Vluchtwegen die niet dienen als normale uitgang moeten aan de binnenkant zijn aangeduid door de bekende groene bordjes met pijlen/pictogrammen. Vluchtwegen moeten te allen tijde zijn verlicht. Bij stroomuitval dient een noodverlichting systeem de zichtbaarheid van de vluchtwegen te waarborgen. Dit staat in het Arbobesluit art 3.7 en 3.9”
In het Plan van aanpak wordt dan bijvoorbeeld de aanbeveling gedaan om dergelijke groene bordjes aan te brengen.
Wat moet er in een RI&E staan en waarom?
De RI&E is in eerste instantie een inventarisatie van de gevaren en risico’s in de organisatie. Het beschrijft de risico’s in het bedrijf op het gebied van gezondheid en veiligheid van de werknemers.
Door de arbeidsrisico’s te inventariseren krijgt een werkgever snel inzicht in de situatie en kan hij zien waar verbeteringen in de onderneming nodig zijn.
Verplichte onderdelen van de RI&E staan ook opgenomen in de Arbowet. Onderwerpen die bijvoorbeeld in een RI&E beschreven moeten staan:
- Zijn er binnen het bedrijf gevaarlijke stoffen aanwezig die de gezondheid/veiligheid zouden kunnen schaden?
- Is er sprake van een kans op fysieke overbelasting?
- Zou beeldschermwerk de gezondheid van de werknemers kunnen beïnvloeden?
- Kan het lawaai leiden tot een gevaarlijke/ongezonde situatie?
- Heeft het bedrijf de geschikte arbeidsmiddelen?
- Welke gevaren leveren het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen op?
- Hebben werknemers de kans dat ze te maken te krijgen met seksuele intimidatie of geweld?
Aanvullende RI&E (thema RI&E of verdiepende RI&E)
Wanneer er uit de algemene RI&E inventarisatie komt dat er knelpunten of onvoldoende inzichten zijn op het gebied van bijvoorbeeld machines, gevaarlijke stoffen, geluid, werkdruk of discriminatie dan is een aanvullende RI&E nodig. Dit kan gericht zijn op een bepaald thema zoals machines of gevaarlijke stoffen of dit kan een verdieping zijn op een onderwerp zoals werkdruk of discriminatie.
De algemene RI&E + aanvullende RI&E’s zorgen samen voor de volledige RI&E.
Toetsen van de RI&E
In sommige gevallen moet de RI&E, na het opstellen, ook getoetst worden door een gecertificeerde Arbo deskundige. Dit kan zijn een veiligheidskundige, arbeidshygiënist of bedrijfsarts. De RI&E moet altijd getoetst worden wanneer het bedrijf 25 of meer medewerkers in dienst heeft.
Vrijstelling
In bepaalde gevallen geldt er een toetsingsvrijstelling. Deze vrijstelling is alleen van toepassing als er minder dan 25 medewerkers binnen het bedrijf werken en er gebruik gemaakt kan worden van een (erkende) branche RI&E die vrijgesteld is van toetsing. Een branche RI&E is een instrument dat speciaal ontwikkeld is door en voor de betreffende branche. Hierin komen de specifieke branche gerelateerde risico’s en beheersing daarvan terug. Indien deze tool gebruikt kan worden is bij minder dan 25 medewerkers de RI&E dus vrijgesteld van toetsing. De beschikbare branche RI&E instrumenten zijn te vinden op de site van steunpunt RI&E.
Hoe vaak moet de RI&E worden herhaald?
In de wet is niet specifiek opgenomen hoe vaak de RI&E herhaald moet worden.
Wat er wel is opgenomen in de Arbowet is dat de RI&E actueel moet zijn. Hiermee wordt bedoeld dat indien er wijzigingen zijn op het gebied van wet- en regelgeving of wijzigingen binnen het bedrijf, de RI&E hierop aangepast dient te worden.
Bijvoorbeeld: In 2020 heeft Corona voor veel bedrijven invloed gehad op de bedrijfsvoering. Dit geldt ook voor grensoverschrijdend gedrag. Bedrijven geven hier door ontwikkelingen meer aandacht aan dan voorheen. Tegelijkertijd gaan hier ook nieuwe risico’s en beheersmaatregelen mee gepaard.
Het kan ook zijn dat het bedrijf hard groeit en een nieuwe locatie betrekt of investeert in een nieuw machinepark. Dit allemaal is aanleiding tot het aanpassen van de RI&E. De RI&E is dus een levend document en groeit mee met het bedrijf en de ontwikkelingen landelijk of juist branchegericht.
RIE service
Het actueel houden van de RI&E is dus wettelijk verplicht. Voor ieder bedrijf geldt dat je daarvoor goed op de hoogte moet zijn van de ontwikkelingen, zoals een aantal daarvan hierboven genoemd zijn. Bij de wat grotere bedrijven is er vaak iemand aangesteld die deze taak in zijn of haar functiebeschrijving heeft. Ook dan geldt nog steeds dat achtergrondkennis op het gebied van de Arbowet en arbeidsomstandigheden een pré is.
Om er zeker van te zijn dat de RI&E actueel is en ook blijft besteden bedrijven dit net zoals het opstellen van de RI&E vaak ook uit bij een specialist.
De RIE specialist is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het inventariseren, opstellen, toetsen en actueel houden van de RI&E. Met RIE service verzekert de RIE specialist dat de gemaakte RI&E nooit meer herhaald hoeft te worden. Dit doen zij door het continue bijhouden van vigerende wet- en regelgeving en door het stellen van slimme bedrijfsspecifieke vragen (RI&E scans) Hierdoor is de RI&E specialist uitstekend op de hoogte van ontwikkelingen.
Indien er aanleiding is tot aanvullingen van de RI&E dan zorgt de RIE specialist dat de RI&E hierop wordt aangepast. De RI&E specialist ontzorgt hiermee de ondernemers en houdt de RI&E altijd actueel.
Waarom is er nu pas zoveel aandacht voor?
Sinds 2021 wordt er vaker en strenger gecontroleerd door de Nederlandse Arbeidsinspectie
bij de MKB bedrijven. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert op de aanwezigheid van de RI&E. Uit onderzoek is gebleken dat werkgevers die actief met de RI&E werken de risico’s in hun bedrijf beter beheersen met minder uitval, minder ongevallen en lagere kosten.
Het meerjarenplan RI&E
De overheid heeft met het meerjarenplan RI&E de intentie om ieder bedrijf te houden aan de RI&E verplichting, ook de kleinere bedrijven. In het voorjaar van 2022 hebben veel ondernemers dan ook een brief gekregen waarin aangegeven is dat werkgevers een geldige RI&E moeten hebben. Deze boodschap is onderdeel van het meerjarenplan. Dit traject kent 3 fasen:
1) Communicatie, gericht op het informeren van werkgevers doormiddel van een brief;
2) Het ondersteunen van werkgevers bij het opstellen van een goede RI&E met tools, tips en trics en;
3) Toezicht en Naleving, gericht op het controleren van de naleving, waarbij ook boetes uitgedeeld worden als de RI&E ontbreekt.
Ok ik moet een RI&E hebben maar hoe moet ik beginnen?
Ondanks de aandacht voor de RI&E blijft het voor veel ondernemers een lastig document. Ook de meerwaarde is nog niet voor alle ondernemers evident. Het resultaat is dat méér dan de helft van alle MKB-bedrijven in Nederland nog steeds geen of onvolledige RI&E heeft.
Er zijn bedrijven die voortvarend beginnen aan de inventarisatie en dan toch aanlopen tegen de lastige wet- en regelgeving die specifiek voor hen gelden. Op dit moment zijn er ook nog te weinig goede, en vooral praktische formats beschikbaar waar bedrijven zelf mee aan de slag kunnen gaan.
Naast het ontbreken van kennis, ontbreekt het ook vaak aan tijd. Het bedrijf heeft de aandacht ergens anders voor nodig en dat is begrijpelijk. Toch is een RI&E wettelijk verplicht en heeft het op langere termijn ook echt een meerwaarde voor een gezonde bedrijfsvoering. Indien u zelf aan de slag wilt gaan is dit de website waar u de beste informatie vindt om zelf een RI&E te maken.
Praktisch RI&E document
Als u op zoek bent naar een partij die u kan helpen aan een betaalbare RI&E, die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en ook nog eens praktische en gemakkelijk leesbaar is dan is de RIE specialist een goede partij. Zij inventariseren samen met de ondernemer de bedrijfsrisico’s en bedenken maatregelen om knelpunten op te pakken. Dit wordt omgezet in een leesbaar rapport en praktisch uitvoerbaar Plan van Aanpak.