Open dit artikel met een kant-en-klare samenvat-prompt in je favoriete AI.
Claude
ChatGPT
Gemini
PerplexityBij je eerste medewerker: direct verplicht
Zodra je als werkgever iemand in dienst neemt, geldt de wettelijke verplichting om een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op te stellen. Dit volgt direct uit artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet. Het maakt niet uit of het om een parttime medewerker gaat, een medewerker op nuluren-contract of een vaste kracht. De verplichting geldt voor iedere werkgever met personeel. Veel startende ondernemers denken dat ze eerst een bepaalde omvang moeten hebben voordat de RI&E verplicht is, maar dat klopt niet. Vanaf dag één ben je verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van je medewerkers, en de RI&E is het fundament van dat arbobeleid. Stel je de RI&E niet op, dan loop je het risico op een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie en ben je bij een arbeidsongeval civielrechtelijk aansprakelijk.
Bij organisatiewijzigingen in je bedrijf
Een bestaande RI&E verliest haar waarde zodra de werksituatie verandert. De Arbeidsomstandighedenwet schrijft voor dat je de RI&E actualiseert zodra de inrichting van de werkplek, de werkmethoden of de arbeidsomstandigheden ingrijpend wijzigen. Concrete voorbeelden zijn: een verbouwing van het pand, de aanschaf van nieuwe machines of gereedschappen, het werken met nieuwe gevaarlijke stoffen, en een reorganisatie waarbij taken en verantwoordelijkheden verschuiven. Ook het toevoegen van een nieuwe afdeling of het starten van een nieuwe productielijn valt hieronder. Het is verstandig om bij elke significante verandering direct te beoordelen of de huidige RI&E nog klopt. Wacht niet tot de geplande periodieke herziening, want de risico's zijn er vanaf het moment dat de wijziging plaatsvindt.
Na een arbeidsongeval of bijna-incident
Een arbeidsongeval of een ernstig bijna-incident is altijd een signaal dat de risicobeheersing tekortschiet. In dat geval ben je op grond van artikel 9 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht een onderzoek in te stellen naar de toedracht. Onderdeel van dat onderzoek is het beoordelen of de RI&E de betreffende risico's in kaart had gebracht en of de maatregelen in het Plan van Aanpak voldoende waren. Blijkt dat de RI&E onvolledig was of dat de vastgelegde maatregelen niet zijn uitgevoerd, dan moet je de RI&E direct aanpassen. Ook bij een melding aan de Nederlandse Arbeidsinspectie zal worden gevraagd naar de actuele RI&E. Een verouderde of onvolledige RI&E verzwaart de aansprakelijkheid van de werkgever aanzienlijk. Gebruik een incident dus als aanleiding om de RI&E kritisch door te lopen en te verbeteren.
Bij bedrijfsovername: nieuwe eigenaar, nieuwe verplichting
Wie een bedrijf overneemt, neemt ook de verantwoordelijkheid over voor de arbeidsomstandigheden van het personeel. De RI&E is persoonsgebonden aan de werkgever, niet aan het bedrijfspand of de organisatie als zodanig. Dit betekent dat je als nieuwe eigenaar direct verplicht bent een actuele RI&E te hebben. De oude RI&E van de vorige eigenaar kun je als startpunt gebruiken, maar je moet zelf vaststellen of die nog geldig en volledig is. Zeker als er tijd is verstreken, werkprocessen zijn veranderd of als de overname gepaard gaat met reorganisatie of uitbreiding, is een volledige herziening noodzakelijk. Zorg er bij een overname voor dat de RI&E onderdeel is van het overnameproces en direct na de overdracht wordt gecontroleerd en waar nodig bijgewerkt.
Periodieke actualisatie: minimaal elke 4 tot 5 jaar
Zelfs als er geen ingrijpende wijzigingen zijn geweest, heeft een RI&E een houdbaarheidsdatum. De Arbeidsomstandighedenwet bevat geen vaste termijn, maar de gangbare praktijk, bevestigd door de Inspectie en brancheorganisaties, is dat je de RI&E minimaal elke vier tot vijf jaar herziet. In bepaalde branches, zoals de bouw, de chemische industrie of de zorg, gelden kortere herzieningstermijnen vanwege de dynamische risico's. Zelfs als de werksituatie op papier niet is veranderd, kunnen inzichten over risico's zijn bijgesteld, normen zijn aangescherpt of nieuwe wetgeving van kracht zijn geworden. Een periodieke actualisatie geeft je ook de kans om te controleren of de maatregelen uit het Plan van Aanpak daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of ze het gewenste effect hebben gehad. Plan de herziening vast in je jaarkalender.
Toetsingsplicht: laat de RI&E controleren
Een RI&E opstellen is één ding, maar de wet stelt ook eisen aan de toetsing ervan. Bedrijven met meer dan 25 medewerkers zijn verplicht de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde arbodeskundige, zoals een hogere veiligheidskundige of arbeidshygiënist. Bedrijven met 25 medewerkers of minder mogen de toetsing laten uitvoeren door een preventiemedewerker, mits die voldoende deskundig is en het bedrijf gebruikmaakt van een erkend branche-RI&E-instrument. De toetsende partij controleert of alle relevante risico's zijn geïdentificeerd en of het Plan van Aanpak deugdelijk is. Een niet-getoetste RI&E telt juridisch niet als een volwaardige RI&E. Zorg er dus voor dat je niet alleen de RI&E opstelt, maar ook de toetsing organiseert en de toetsing documenteert.
RiePortal helpt je actueel te blijven
Het bijhouden van een actuele RI&E vraagt om een gestructureerde aanpak. RiePortal biedt een herinneringsfunctie waarmee je van tevoren een melding instelt voor de geplande herzieningsdatum van je RI&E. Zo mis je nooit een verplichte actualisatie. Daarnaast kun je in RiePortal per risico en maatregel bijhouden wat de status is, wie verantwoordelijk is en wat de deadline is. Bij een organisatiewijziging, zoals een nieuwe machine of een verbouwing, kun je direct een deelreview starten voor het betreffende onderdeel zonder de hele RI&E opnieuw te hoeven doorlopen. Alle versies worden automatisch bewaard, zodat je bij een controle door de Arbeidsinspectie of bij een incident direct kunt aantonen dat je RI&E up-to-date was. Zo heb je altijd overzicht en voldoe je zonder stress aan je wettelijke verplichtingen.